PLATAFORMA NSMANOVALEXSYS.
El expediente completo de cada caso (plazos, documentos, horas y gastos) en un solo lugar, y el cliente viendo su avance desde su propio portal.
EL PROBLEMA · LA SOLUCIÓN
Un estudio no pierde casos: pierde plazos.
Hoy
Carpetas, WhatsApp y una agenda paralela.
- El plazo vive en la agenda de quien lo anotó, no en el expediente.
- Las horas se reconstruyen a fin de mes, de memoria y sobre correos.
- El cliente llama para preguntar en qué va su caso, y nadie tiene la respuesta a mano.
- Los gastos del caso se liquidan con fotos de recibos sueltas en un chat.
Con NOVALEXSYS
Un expediente único, con fechas vivas.
- Cada actividad tiene fecha y responsable, y avisa antes de vencer. Nada queda pendiente sin dueño.
- La hora se registra sobre la actividad, con su tarifa, y viaja hasta la factura.
- El cliente entra a su portal y ve el avance, los documentos y sus liquidaciones.
- El gasto se imputa al caso con su comprobante y pasa por revisión y aprobación.
En video
Así funciona NOVALEXSYS.
Espacio reservado para el video
De la actividad con plazo a la hora facturada, siguiendo un caso por todo el recorrido.
Lo que hace todos los días.
AGENDA
Nada pendiente sin dueño
Toda actividad del estudio en un solo lugar, con su responsable y su fecha. Se filtra por abogado, cliente o caso, y lo que no está cerrado se ve, sin depender de que alguien se acuerde de revisarlo.
PROCESOS
Estandarizados y personalizables
Cada materia trae su proceso definido (etapas, actividades y dependencias) y el estudio lo ajusta a cómo trabaja. Al abrir un caso queda marcado el camino a recorrer, sin armarlo desde cero cada vez.
PLAZOS
Alertas antes de vencer
El sistema calcula los plazos y los tiempos de ejecución de cada actividad y avisa cuando están próximos a vencer. Al mover una fecha se reprograman las que dependen de ella.
FACTURACIÓN
De la hora a la factura
Cada hora se registra sobre una actividad con su tarifa y recorre pendiente, pre-liquidada, liquidada, facturada y pagada.
PORTAL
El cliente ve su caso
Con su propio usuario entra a sus casos, documentos y liquidaciones, y encuentra marcado lo nuevo desde su última visita.
AUDITORÍA
Bitácora que no se edita
Quién creó, modificó o eliminó qué, cuándo, con el valor anterior y el nuevo. Se filtra por acción, tabla, usuario y fecha.
Para quién está pensado.
- 01
Estudios jurídicos
Varios abogados sobre la misma cartera, con plazos que no admiten un olvido.
- 02
Departamentos legales
El área interna que atiende a toda la empresa y debe mostrar en qué trabaja.
- 03
Firmas que cobran por hora
El tiempo dedicado es el producto: se registra sobre el caso, no de memoria a fin de mes.
- 04
Equipos con caja chica
El gasto del caso se anticipa al personal y hay que liquidarlo con respaldo.
Lo que más nos preguntan.
¿Con qué sistemas se integra?
Con Google Calendar en dos vías, con Zoom para crear, actualizar y cancelar reuniones desde la propia actividad, y con el correo saliente para invitaciones y resúmenes. No se integra con sistemas judiciales, ni con el SRI, ni con bancos.
¿Qué pasa si una fecha se mueve?
Se reprograman las actividades que dependen de ella, en días hábiles y saltando los feriados que cargó el estudio. El cambio queda en la bitácora con su autor, su fecha y el valor anterior, así que siempre se puede reconstruir qué se movió y quién lo movió.
¿Qué ve el asistente de inteligencia artificial?
Solo lo que el usuario que pregunta ya puede ver por su rol. Cuando se consulta sobre un caso, al modelo le viaja el nombre del caso, el del cliente, la materia, el responsable y el estado, junto con la pregunta. No se le entrega el expediente completo ni los documentos, y sus habilidades las define el estudio: no es un asistente abierto.
¿Cada usuario ve todo el sistema?
No. Hay ocho roles y el menú se arma con el mismo criterio con el que se abre cada ruta: lo que un rol no tiene declarado, no lo ve ni lo abre. Contabilidad ve el estado económico del caso sin el detalle procesal, y el cliente solo lo suyo.
¿Dónde viven los datos y quién los ve?
En una base administrada. El permiso se evalúa en el servidor: cada ruta declara qué roles la abren, y lo que no está declarado no se abre. Cada registro lleva la marca del estudio al que pertenece, así que un estudio no ve lo de otro aunque compartan la instalación. Los archivos viven en repositorios privados y se abren con enlaces que caducan.
¿Podemos sacar nuestra información?
Sí. Las pre-liquidaciones de horas y de gastos se exportan a Excel, y los reportes del caso (el del cliente y el interno) salen en PDF con el membrete del estudio. Los documentos cargados se descargan desde el propio expediente.
¿Podemos cambiar los reportes sin ustedes?
Sí. El estudio define qué secciones lleva el reporte del cliente y el interno, y con qué texto, y carga su propio logo y membrete desde la configuración. También administra sus usuarios, sus días festivos y sus catálogos.
Una demostración
sobre tu materia.
Cuéntanos en qué materias trabaja tu estudio y montamos la demostración sobre ellas: las etapas que recorres, los plazos que manejas y cómo se registran las horas. Una llamada corta, sin compromiso.
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